長年経理を任せていた担当者が、ある日突然退職を申し出たらどうしますか？中小企業では珍しくない出来事ですが、いざその場面に直面すると、「どの取引先にいつ請求書を送っていたか」「支払いの締め日はいつだったか」といった基本的な情報の在りかがわからず、困ってしまうことも少なくありません。

こうした困りごとの背景にあるのは、経理業務が特定の一人に依存してしまう、いわゆる属人化です。本記事では、経理が属人化してしまう背景と、それによって生じるリスク、クラウド会計freeeを活用した対策、そして日頃から取り組める引き継ぎ対策について解説します。

 

経理が属人化してしまう主な原因

特定の担当者に業務が集中する背景

中小企業では、経理担当者が一人、あるいは少人数で全ての業務を回していることが多く、日々の記帳から支払い、給与計算まで一手に引き受ける体制になりがちです。業務量に対して人員を増やす余裕がなく、結果として一人の担当者に知識と作業が集中していきます。

また、経理は専門的な知識を要する業務であるため、他の社員が気軽に引き継げないという事情もあります。仕訳のルールや過去の処理経緯も、気づけば担当者だけが把握している状態になり、年数を重ねるほどその傾向は強まっていきます。

 

属人化していることに気づきにくい理由

担当者が問題なく業務をこなしている間は、経営者側も属人化のリスクを実感しにくいものです。日々の業務が滞りなく進んでいれば、あえて仕組みを見直す動機が生まれにくいためです。

しかし裏を返せば、担当者が突然いなくなって初めて、そのリスクが表面化します。日頃から「今の体制は特定の人に依存していないか」という視点で業務を見直しておくことが、後々のトラブルを防ぐ手がかりになります。

 

 

経理担当者が突然辞めた場合に起こるリスク

支払い・請求対応など業務の停滞

経理担当者が退職すると、まず直面するのが日常業務の停滞です。取引先への支払いや請求書の発行、給与の振込といった業務は、期日を守れなければ取引先や従業員からの信頼を損ないかねません。

後任が決まっても、業務の全体像を把握するまでには一定の時間がかかります。その間、経営者自身が経理業務を代行せざるを得なくなる場合もあり、本来の経営判断に充てるべき時間が圧迫されてしまいます。

 

過去の処理内容がわからなくなるリスク

属人化した経理でとくに問題になりやすいのが、過去の処理内容や経緯が引き継がれないことです。「なぜこの取引先だけ特別な条件になっているのか」「この費用はどの科目で処理してきたのか」といった経緯は、担当者の頭の中にしか残っていないことが多く、退職とともに失われてしまいます。

税務調査や決算の際に過去の処理根拠を説明できないと、余計な確認作業や修正対応が発生することもあります。日頃の記録の残し方が、後になって経営の負担を左右するのです。

 

 

freeeを活用した属人化対策

誰でも同じ手順で入力・確認できる仕組み

freeeには、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込み、内容に応じて仕訳の候補を提示する機能があります。担当者ごとに入力の癖や判断基準が分かれやすい手作業と比べて、誰が操作しても同じ手順・同じ基準で処理を進められる点が特徴です。

特別な経理知識がなくても画面の案内に沿って入力できるよう設計されているため、後任者や他の社員が業務を引き継ぐ際のハードルを下げることにもつながります。

 

権限設定と履歴で業務を見える化する

freeeでは、利用者ごとに閲覧・編集できる範囲を設定できるほか、誰がいつどのような操作をしたかを履歴として確認できます。担当者一人しか把握していなかった処理内容も、退職や異動が生じた際に他の社員や経営者がその場で確認できる状態にしておけるため、業務がブラックボックス化しにくくなります。

日々のデータがクラウド上に蓄積されていくため、担当者が異動・退職したあとも過去の処理内容をさかのぼって確認しやすく、この点も属人化対策として有効です。

 

 

引き継ぎをスムーズにする日頃の運用

マニュアル化・業務フローの整備

ツールを導入するだけでなく、日頃から業務の手順を言語化しておくことも欠かせません。以下のような項目を簡単にまとめておくだけでも、いざというときの引き継ぎ負担は大きく変わります。

・月次・年次で発生する業務とその締め日

・取引先ごとの特別な取り決めや注意点

・過去にトラブルが発生した際の対応経緯

細かく作り込む必要はなく、後任者が最低限迷わず業務を進められる水準を目指すことが現実的です。

 

定期的な業務の棚卸しと共有

マニュアルは一度作って終わりにせず、業務内容の変化に合わせて定期的に見直すことが大切です。あわせて、経理担当者以外の社員や税理士とも、業務の全体像を年に一度程度は共有しておくと安心です。

freeeのようなクラウド会計を使っていれば、こうした棚卸しの際にもデータを画面で示しながら説明できるため、口頭だけの引き継ぎに比べて認識のずれが生じにくくなります。

 

freeeを使った経理体制の見直し方については、関連記事で詳しく紹介しています。あわせてご覧ください。

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経理の属人化は、担当者が問題なく働いている間は見えにくいものの、突然の退職という形で一気に表面化するリスクをはらんでいます。日頃から業務を言語化し、誰が見ても内容を把握できる仕組みを整えておくことが、いざというときの負担を大きく左右します。

 

クラウド会計freeeを活用すれば、入力の標準化や履歴の可視化を通じて、属人化しにくい経理体制に近づけていくことができます。freeeの導入や経理体制の見直しを検討されている方は、まずは現在の経理状況やお悩みについて、税理士法人広島パートナーズへお気軽にご相談ください。