活動レポート
- その他(企業経営等)
会計ソフトの選択でお悩みの方(クラウド会計とインストール型会計ソフトとの比較)
いよいよ確定申告シーズンに入ります。
新たに事業を始められた方、貸借対照表を作成して65万円の青色申告特別控除を目指される方、そしてこれから事業を始めようとされている方、人それぞれ事情は違うでしょうが、皆さんが共通して悩んでしまいがちなのが
【会計ソフトは何にしたら良いのか?】
です。
本記事では「クラウド会計」と従来の「インストール型会計ソフト」を複数の視点で比較していきます。
①そもそも「クラウド会計」とは?
従来の「インストール型会計ソフト」では、購入した会計ソフトをパソコンにインストールし、その後はインターネット環境に左右されず、いつまでも使い続けることができる、というものでした。
イメージとしてはブルーレイレコーダー(DVDレコーダー・ビデオデッキ)を購入して、それで買ってきたディスクを再生する、という『その場でそのまま使い続けるもの』といったところでしょうか。
対して「クラウド会計」は、インターネット上で操作をする会計ソフトで、その操作はパソコンからでもスマートフォンからでもタブレットからでも、インターネット環境があればどこからでもできるものになります。
データはクラウド上に保存されているので、操作をする機器には何一つデータは蓄積されません。
イメージとしてはネットフリックスやAmazonプライムビデオなどの配信サービスで、『インターネット環境があればどこからでも使えるもの』といったところです。
従来の「インストール型会計ソフト」ではパソコンを入れ替える度にインストールのし直しを要していましたが、「クラウド会計」はインターネットでログインするだけなので、パスワード管理さえきちんとできていれば機器の入れ替え等に左右されることはありません。
②コスト面の比較
「インストール型会計ソフト」は一度購入してしまえば以降はずっと使い続けることができるので、初期費用(イニシャルコスト)はかかりますが、維持費(ランニングコスト)はかかりません。
ですが、家電量販店でも色々な会計ソフトが販売されていますが、数万円と高額であるものも多いですし、一度購入してしまえば以降はずっと使い続けられると言っても、税制が変わるとそれに対応した会計処理をする必要があるため、場合によっては結局その都度最新版を買い直さないと(アップデートしないと)いけない、というケースも考えられます。(例えば2022年以前に購入した会計ソフトではインボイス制度に対応していない等)
対して「クラウド会計」は、買い切りではなく月額料金であることが殆どであるため、初期費用(イニシャルコスト)は無料で、維持費(ランニングコスト)だけが掛かり続けることが多いです。
税制改正についても、サービス提供会社が常に最新の税制に対応したものにしてくれているので、利用者側での買い直し・アップデートは特に必要ありません。
月額料金については、加入するプラン(機能)次第なところではありますが、部門管理や資金繰り管理、予算実績管理といった+αの機能を求めない限りは5,000円以下で収まることが多いです(月払いではなく年払いにすると割引適用される事も)
③セキュリティ面の比較
個人事業主・法人問わず、会計帳簿や資料は一定年数の保存義務があります。
せっかく確定申告までやり終えた会計データがあっても、そのデータが何らかの事情で壊れてしまった、消失してしまったら取り返しがつきません。
先述の通り、「インストール型会計ソフト」はインストールした機器にデータを保存していくことになりますので、その機器は何があっても処分するわけにはいきません。
極端な例をあげると、使用しているパソコンが古くなって、新しいものに買い換えたとしても、過去の会計データを新しいパソコンないしはハードディスク等の別媒体に移し替えない限りは会計データの保存の為だけにその古いパソコンは持ち続けていく必要が出てくるということです。
また、パソコンであろうがハードディスクであろうが「現物」であることに変わりはありませんので、物自体の破損・盗難といったリスク管理は欠かせません。
対して「クラウド会計」はこれまた先述の通り、データはクラウド上に保存されているので、利用者自身が意図的にデータを削除するような操作をしない限りはずっと残り続けますので、利用者の使用状況には何の関係もありません。
懸念事項をあげるとすれば利用者がそのサービスを解約した時、サービス提供会社がサービス提供を終了した時です。
解約すると以後の維持費(ランニングコスト)は当然にかからなくなりますが、それはそれとしてこれまでの蓄積データやアカウント自体は残り続けるのか、再契約したときに復元できるのかは事前に確認しておいた方が良いかもしれません。
また、将来サービスの提供を終了してしまったら、その時はどうなるのかも考える必要があります。
一般的にはサービスの提供が終了することになったら事前告知・お知らせが届くでしょうから、その時にこれまでの蓄積データを一気にダウンロードするという急ぎの対処をすることになると思います。
「会計ソフトを選ぶ段階で終わりの事を考えるのは…。」という気持ちもあるでしょうが、全く無視をするわけにもいかない視点ではあります。
④機能面の比較
仕訳をする、試算表を見る、銀行口座を自動連携する、レシートや請求書の画像データを取り込みつつ仕訳をする、といった基本的な機能はどちらも大差ありません。
簿記の知識がある前提にはなりますが、会計ソフトの操作方法を覚えられたら後は仕訳を頑張るだけです。
が、少しでも会計処理の手間を減らしたいのであれば、銀行口座以外の他社サービスと会計ソフトをひとつでも多く連携させることをお勧めします。
弊社はfreee会計の認定アドバイザーの最高ランク☆5を頂戴しております。
freee会計で言えばクレジットカードは当然、スマレジやAirレジ、Suica、LINE、nanaco、ICOCA等のたくさんの外部サービスを会計ソフトに連携させることができます。
例えばLINEでは手許にあるレシートをスマートフォンで写真撮影して(スキャナーで読み取って)、その画像をLINEでfreee会計に添付送信するだけで、その画像はクラウド上に保存され、その画像を見ながら仕訳を立てることができます。
この添付送信した画像はクラウド上に保存され続けるので、実は電子帳簿保存法にも同時に対応できていることになります。
電子帳簿保存という形できちんと保存できているので、写真撮影した後のレシートは処分することも可能です。
「レシートが大量に残っていて保管場所に困っている」「レシートをつい無くしてしまう」という方にもおすすめできる方法です。
また、ICOCAであればお金をチャージしたとき、利用したとき等、残高に動きがある度に自動でfreee会計に明細が届きます。
「連動」という表現の方が馴染みやすいかもしれません。
例えば2/4にICOCAでJRの運賃¥350を支払ったとしましょう。
従来の仕訳入力であれば
2/4 (借)旅費交通費¥350 /(貸)ICOCA¥350 ※JR運賃
というひとつひとつの情報をすべて手入力する必要がありました。
ですが、freee会計にICOCAを連動させておくと、
2/4 (借)〇〇〇〇¥350 /(貸)ICOCA¥350 ※JR運賃
このように借方の勘定科目以外は全て自動入力されます。
なので、作業者は借方に「旅費交通費」という勘定科目をあてはめるだけで仕訳は完成します。(突き詰めればこれ以上の自動化も可能です)
利用明細書を見ながら手入力という従来の単純作業を大幅に減らすことができるので、かなりの作業時間の短縮が見込めます。
弊社は税務相談は勿論、会計ソフトの選択・初期設定・運用サポート等も対応可能ですので、お気軽にお問い合わせください。
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